AMBON,MRNews.com,- Penyimpanan dokumen di Pemerintah Kota (Pemkot) Ambon belum terlalu baik. Pasalnya, hingga kini baru tiga tiga organisasi perangkat daerah (OPD) yang baru memasukan dokumen atau berkas-berkas penting kepada dinas perpustakaan dan kearsipan untuk dilakukan pengarsipan.
Yakni dinas kependudukan dan pencatatan sipil (Disdukcapil), badan pengelola keuangan dan aset daerah (BPKAD) dan dinas penanaman modal dan pelayanan terpadu satu pintu (DPMPTSP). Padahal ada 41 OPD, lima kecamatan, kelurahan bahkan desa/negeri yang harusnya melakukan itu. Maka penyuluhan dari penyuluh KPK Regional Maluku, Saleh nanti sangat penting diketahui sehingga bisa terintegrasi dan diaplikasikan dalam kerja.
“Penyimpanan dokumen belum terlalu baik. Karena baru 3 OPD yang sampaikan dokumen atau berkas ke dinas perpustakaan dan kearsipan untuk dibuat arsip, yaitu Disdukcapil, BPKAD, DPMPTSP. Persoalan lain yakni cara menyampaikan dokumen/surat, itu lama-lama untuk diteliti lagi sesuai urutan dan aturannya. Yang diantar itu surat-surat biasa dan belum tertata,” tandas Sekretaris Kota Ambon, A.G.Latuheru saat sosialisasi/penyuluhan kearsipan di lingkungan pemerintah/swasta di Marina Hotel, Kamis (25/7/19).
Padahal menurut Latuheru, Pemkot sementara berupaya mewujudkan pemerintahan yang baik (good government) dan bersih (clean government), sebagaimana tema sosialisasi ini. Tapi tetap saja tak luput dari masalah. Tentu penting upaya bersama dalam kesadaran untuk memperbaiki kedepan.
Maka Latuheru berharap, pada akhir 2019 ini seluruh OPD sudah menyampaikan dokumen-dokumen penting ke dinas perpustakaan dan kearsipan, guna akan diklasifikasikan bisa menjadi arsip aktif dan tidak untuk nanti disimpan secara baik.Namun OPD juga harus arsip dan simpan dokumen sendiri secara baik, itu sangat penting. Termasuk mesti pikir inovasi, proyek perubahan apa yang akan dilakukan terkait hal ini. Agar saat mencari data di tahun lama-lama, dengan arsip yang rapi dan tertata, maka mudah didapat.
“Bisa saja pakai sistem online, e-arsip. Kita mau ada perubahan-perubahan tertentu. Ini penting sebab nanti pertanggungjawaban sesuai aturan dan pembuktian. Jadi bukti atas suatu permasalahan yang nantinya ditemui atau ada komplain. OPD yang ada UPTD harus dibuat khusus aplikasi e-arsip. Masih ada waktu kita perbaiki, tergantung kemauan. Saya juga harap mesti ada pegawai yang disiapkan ikut sekolah khusus arsiparis. Agar ada tenaga khusus yang menata kearsipan kita secara baik dan profesional,” pinta Sekkot.
Sementara, kepala dinas perpustakaan dan kearsipan kota Ambon, Petra Pattiasina mengaku, untuk aplikasi atau sistem online e-arsip sementara diupayakan prosesnya dengan pihak terkait yang berkompeten termasuk dengan dinas komunikasi, informatika dan persandian. “Harapannya dalam tahun ini bisa tuntas dan dapat diakses semua,” harap Latuheru yang turut diamini Pattiasina. (MR-02)
Comment